Gestion des bénévoles

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Le plus tôt possible

Désigner deux responsables bénévoles qui pourront s'épauler, se remplacer. dans certaines éditions une "maman" des bénévoles a été choisie, mais il existe aussi des papas.. Ce sont eux qui vont devoir gérer les bénévoles avant, pendant et les remercier après.

Appel à bénévoles

texte à poster pour recruter

formulaire d'inscription

  • Pour gérer les bénévoles, autant savoir le plus tôt possible quand ils seront là et combien seront-ils.
  • Préciser les moments forts
  • Récupérer les coordonnées (mail et téléphone) afin de pouvoir communiquer.
  • Les contacter la semaine qui précède pour avoir une confirmation de leur présence.
  • un formulaire avec jours et plages horaires pourrait aider.

Planning de besoin

  • Prendre contact avec les responsables (village, programmation, animation...) pour essayer d'établir un planning le plus fidèle de tous les besoins, heures par heures, jours par jours, pour identifier les moments les plus demandeurs (installation/désinstallation du village - point accueil - buvette....)
  • Écrire le formulaire pour que les futurs bénévoles puissent s'inscrire

les postes des bénévoles

  • réunion chaque jour pour debrieffer
    • soir pour prévoir le lendemain
    • ou matin pour la journée même
  • poste. Bien identifier les postes et les attribuer intelligemment
    • certains postes nécessitent que les bénévoles tournent régulièrement car peu plaisants.
    • d'autres, au contraire, nécessite une formation (captation)
    • enfin certains ne peuvent être confiés qu'à peu de monde (caisse, responsabilité...)

Point accueil

Le point accueil a plusieurs rôles à ne pas négliger.

  • La récupération des commandes faites par internet (hébergement repas du libre, tee-shirts, transport) et préparée à l'avance par (trésorier, bénévoles ??)
  • Le point informations (réponse aux nombreuses questions des visiteurs, distribution des programmes)
  • La vente de goodies (tee-shirts, porte-clefs...) ou, parfois, tickets/monnaies
  • L'accueil des conférenciers (badges, cadeaux et autres...)
  • Le lieu de stockage
    • des prospectus (flyers/programmes/autocollants)
    • des goodies (tee-shirts, sacs, verres ou autres)
    • badges (conférenciers, bénévoles, exposants
  • La consigne. S'il n'y a aucune salle de prévue pour les baggages, ils peuvent être entreposés à l'accueil (le limiter aux conférenciers et exposants)

C'est aussi le lieu rêvé pour obtenir le matériel nécéssaire (ciseaux, scotch, feutres, stylos...) Bien prévoir un budget pour cela!

Village

Il y a 4 moments forts qui nécessitent des bénévoles aux villages

  • le montage du village grand public
  • le démontage du village grand public (les bénévoles sont souvent aidés par les exposants)
  • le montage du village de la semaine
  • le démontage du village de la semaine (où là aussi, les exposants donnent un coup de main)

Il faut compter au moins 12 personnes à chaque fois

Conférence

Les responsables de thème ont aussi besoin de bénévoles.

  • Le transport d'eau pour les conférenciers

Captation

Ubicast se propose depuis pas mal de temps de faire les enregistrements des conférences. Il y a souvent plus de salles que de personnes d'ubicast Des bénévoles sont donc souvent appelés à l'aide, formés à l'enregistrement et placés dans les salles. Il faut tout de suite identifier les bénévoles qui sont ok pour ce poste.

Autre point

Autre point