L'animation

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On entends par "animation" les soirées, concerts et moments festifs dans le cadre des RMLL, qui concernent plus la cuture libre que le logiciel en lui-même.

Constats

Peu de personnes du public libriste des RMLL vient ici pour le côté festif et les concerts. Lorsque les concerts ont lieu dans d'autres lieux que les lieux principaux des RMLL, il y a une très faible fréquentation.

Organisation

Programmation

  • pour la programmation générale, avoir une idée précise afin d'avoir une cohérence artistique
  • ou pas, car parfois on dépend essentiellement des artistes qui sont dispo
  • possibilité d'ouvrir la programmation culturelle au théâtre
  • vérifier si table ronde sur la thématique musique libre, avec divers artistes avec des choix de licences différentes, afin de faire parler les artistes invités
  • Attention si invitation d'artistes enregistrés à la Sacem, il faudra payer la sacem (50€ cette année, prix d'un concert où il y a moins de 1 000 € d'investi et moins de 100 personnes dans le public), exception oui, toute une pogrammation non.
  • contrainte de programmation de concerts : il faut avoir un planning défini avant de contacter les artistes et longtemps à l'avance (ou pas)

Contact avec les artistes

  • Favoriser les musiciens qui utilisent des logiciels libres et mettent leurs œuvres sous licence Art libre
  • faire un appel à manifestation locale (en espérant que cela s'intègre à l'idée précise)
  • contacter directement des artistes si pas assez de réponses
  • Avoir un budget artistes le plus tôt possible et un "tarif unique" si on a les moyens.
  • penser à demander combien ils veulent de cachet assez rapidement / défraiement / tarif standard (cachet minimal d'un comédien de théatre : 200 € par tête)

info: budget total Saint-Étienne pour les soirées : un peu moins de 10 000 €

  • Ne pas hésiter à communiquer sur les finances et à dire dès le départ si il y a un risque qu'on est pas l'argent et qu'on doive annuler tard. Il faut surtout être clair.
  • Demander aux artistes leur fiche technique (setup) pour pouvoir anticiper le coût de la réservation du matériel
  • demander les éléments de communications
  • caler les hébergements (au - quelques semaines avant l'évènement, si possible le faire + tôt )
  • penser à prendre en compte les repas végétariens ou les intolérances alimentaires / de l'eau
  • question de loge (avec eau si possible), il est habituel de leur offrir le repas et à boire donc penser à voir si c'est possible
  • Éviter de payer les artistes un an après, le mieux serait de les payer juste avant/après la prestation (au pire dans les 2/3 semaines suivantes)

Technique

  • Avoir un régisseur technique qui va gérer l'événement (location de matériel..)
  • matos de moins en moins accessible sans ingénieur son
  • s'organiser pour que les plages de répétition ne se superposent pas

Bien être

  • être suffisamment disponible (récupération et baby sitting)
  • proposer aux artistes un cadre confortable pour leur venue, il faut aussi être bien explicite sur les services qu'on peut leur offrir
  • faire que les artistes aient autant de plaisir à venir que les festivaliers.
  • un artiste heureux ouvre la voie aux futurs autres

Soirées

  • Établir les moments où il y aura besoin de bénévoles et en informer le responsables bénévoles afin qu'il/elle prépare ses troupes
  • Faire attention au placement des concerts, si trop éloigné des conf, c'est difficile d'amener les gens
  • Établir les planches horaires. Bien s'organiser pour la logistique technique, surtout quand il y a plusieurs groupes dans la même journée
  • Faire une communication / un affichage spécifique pour les activités du soir

Communication

L'équipe com des rmll doit bien sût communiquer sur les soirées mais une autre équipe spécifique doit communiquer également juste sur les soirées au sein de la ville éditions afin de faire venir le public habituel de ces événement. Voir avec les organisateurs locaux