Logistique

De Wiki RMLL
Aller à : navigation, rechercher

Le site internet

Il doit être mis en place le plus tôt possible..


infra

réseau

hébergements

  • S’arranger pour que les réservations des hébergements arrivent vers mars (sur le site). Plus tard les résa sont disponibles, moins les lieux d'hébergement seront remplis.
  • Ces dernières années les crous ont tendance à facturer les chambres à plus de 20€ ce qui permet à airbnb de les concurrencer aisément. Ne pas hésiter à en parler avec eux pour tirer le prix vers le bas.
  • Prévoir des chambres accessibles pour les personnes présentant un handicap
  • Plus c'est près du lieu de conférences et mieux c'est. Éviter de choisir un lieu où il faut prendre les transports + 20 minutes de marche. Ça oblige à écourter les soirées entre geeks, sous peine de devoir entrer à pied loin.
  • Négocier pour que l'hébergement soit possible dès la veille des RMLL et puisse continuer après.

repas

  • Possibilité de foodtrucks ou d'un restaurant "maison" avec tentes, tables et bancs dans l'espace RMLL
  • Se renseigner avec le restaurant du crous ou de l'université
    • Prévoir les repas à l'avance avec l'instance
    • Avoir un menu diversifié et si possible pas cher
    • obtenir un tarif intéressant qualité/prix
    • établir le besoin en bénévoles (contrôle des tickets ou autres)

Repas du Libre

  • trouver le lieu
  • Prévoir les repas à l'avance avec l'instance
  • Avoir un menu diversifié (végé, végan, sans glut...) et si possible pas cher
  • obtenir un tarif interressant qualité/prix
  • se renseigner sur la mise en place du repas (buffet/service à table/autre)
  • établir le besoin en bénévoles (contrôle des tickets ou autres)
  • certaines éditions font ça dans des lieux municipaux avec discours de politique
  • d'autres ont fait ça dans des restaurants
  • d'autres directement sur les lieux de l'événement, à la bonne franquette


Autre/témoignages

Je note (en vrac) les souvenirs qu'il me reste :

On a été juste en sacs poubelle. Il n'y avait pas de support prévu, on a donc utilisé des cartons vides. Les grands containers étaient loin et n'étaient pas indiqués.

Il n'y avait qu'un toilette publique en service lors du 1er week-end (Esplanades) et une file d'attente de 15mn. Il y avait du papier aux toilettes (UM2), ces mêmes toilettes étaient nombreuses et biens entretenues.

Des exposants se sont plaints de ne pas avoir de café lors du 1er week-end (Esplanades). On a fait des "tournées" de croissants et café pour les exposants sous le grand barnum la semaine suivante.

Je suis venu avec de la toile adhésive forte, un cutter, mes marqueurs noir et fluo, ciseaux, pinces, tournevis... Et je les ai utilisés. Les bénévoles doivent anticiper les inévitables "manques" sur place.

J'ai oublié en amphi un clavier et une souris, c'est ma faute, un bénévole doit marquer ses effets et ne pas les perdre. (J'ai également oublié/perdu sur place 1 pull et 1 alim de tablette Archos).

J'ai eu écho que l'université désapprouvait le "fléchage sauvage" dans son enceinte (1ére plénière). L'affichage (sauvage) des interdictions de stationner à limité le recours à la fourrière pour libérer les places destinées aux food trucks. je n'ai pas mémoire que les flèches PVC aient été utilisées, pour ces flèches il faut des piquets et il n'y en avait pas.

Les diables et chariots sont forts utiles pour le déplacement et le rangement du matériel, il en aurait fallu 1 ou 2 de plus.

Ok, il y avait un hôpital à proximité, mais une petite trousse de soins n'est pas du luxe (sparadrap et ciseaux, bétadine...).

Pour l'édition 2015 ce n'est pas moi qui m'occuperait de ces menus travaux. Je comprends que l'encadrement des bénévoles peut difficilement être perçu autrement qu'absent ou tyrannique.