Organigramme

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Équipe d'organisation 2010

Voici l'organigramme de l'équipe d'organisation.

Diagramme

L'organisation est horizontale : les pôles prennent leurs décisions qui impliquent l'aval de toute l'organisation. Cette organisation exige que les pôles dialoguent fortement entre eux avant, pendant et après les décisions.

Elle a pour avantages immenses de ne pas concentrer les décisions en un seul point, d'impliquer chacun fortement, d'être transparente.
Elle implique une communication importante, tant en interne à chaque pôle que vers le reste de l'organisation.

Des moyens seront mis au service de ce besoin accru de communication, en particulier par la création de listes par pôle et par tâche.

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La source du diagramme est


Commission RMLL 2010

Rompant avec la pyramide hiérarchique habituelle, une Commission de six personnes assume les prises de décision pour l'équipe lorsque cela est nécessaire, notamment vis-à-vis des partenaires de la manifestation :

 * Communication, relations publiques et partenaires
 * Secrétariat, suivi coordination
 * Finances
 * Organisation, Logistique 
 * Programme, thèmes et manifestations
 * Web et services en ligne

Prise de décision

S'ils assument plus particulièrement un axe de travail, les commissaires et les équipes des pôles ont une responsabilité globale de l'évènement et non étroite. Les décisions de chacun des commissaires engagent la Commission dans sa totalité. Une circulation horizontale efficace et transparente de l'information est la règle. Cette information est accessible à tout moment à tout membre de l'équipe d'organisation.

En dehors des décisions qui engageraient l'organisation d'un point de vue contractuel et/ou financier pour lesquelles une position explicite d'un au moins des commissaires est nécessaire, une proposition faite sur l'une des [de diffusion principales] dans un "fil au titre explicite est réputée décidée en l'absence de réserve dans les trois jours ouvrés suivants. Nous sommes en "do-ocracy" (actiocratie ?), __c'est celle ou celui qui fait qui décide__ si elle ou il a pris soin de prendre l'avis des autres dans l'équipe. Quelqu'un qui n’est pas d’accord peut améliorer, mais il ne suffit pas de causer…


Description par commission

Commission Secrétariat

Ce pôle a un rôle d'animation et de suivi de l'avancement des travaux. Il est donc un maillon essentiel de la chaîne mais il ne prend pas seul de décision en principe :

  * Surveillance des plannings
  * Aide à la réalisation des comptes rendus
  * Aide à la tenue des réunions
  * Aide à la synchronisation des actions
  * Anticipation et gestion des conflits
  * Vérifie le respect du cahier des charges (fixé par le dossier de candidature)

Membres :

Commission Finances

Il gère le budget et la trésorerie :

  * Gère les relations avec l'organisme bancaire (Crédit Agricole) 
  * Collabore avec les autres pôles dans les choix budgétaires
  * Surveille les activités de l'équipe pour tout ce qui a trait au budget
  * Gère la comptabilité
  * Dresse le bilan
  * Assure les fonctions de caissier et payeur pendant la manifestation

Membres :

Commission Logistique

 *  Accueil des participants, vente de l'hébergement et de la restauration, gestion de la buvette (une autre asso), vente des goodies, aide aux participants, annonces
 *  Gestion des relations avec les prestataires hébergeurs (CROUS) et restaurateurs (CROUS).

//!!! Ne recouvre pas les Nocturnes et Repas du Libre, gérés séparément

 * Transports urbains: vélos, parkings, fléchage, tramway… 
 *  Évaluation des besoins, gestion et collecte des matériels nécessaires.
 *  Manipulation, opération des matériels audio-visuels (captation et exploitation).
 *  Étude, mise en place et fonctionnement des réseaux
 *  Réalisation du site Web, de l'interface de réservation

Membres :

Commission Communication

Charte supports, "buzz", relations presse et partenaires

Ce pôle est chargé :

 * D'adapter le dossier à destination des partenaires (ajout « mots magiques », orientation des arguments en fonction de l'interlocuteur)
 * De définir et valider la charte graphique
 * D'écrire le contenu utilisé pour la communication
   * À destination de la presse
   * À destination des partenaires
   * À destination du web
 * De produire et valider les supports communication
 * De prendre contact avec les médias
 * Définir les objectifs au terme de communication des journées préparatoires aux RMLL
 * Réutiliser les anciens press-book afin de mettre en avant les retombées des RMLL

Membres du pôle :

Commission Programme et manifestations

 * Relations avec les partenaires des manifestations menées avant, pendant et après les RMLL
 * Établissement de la liste (réduite) de thèmes à aborder
 * Définition des contenus (conférences, ateliers, démos, concerts, happenings, etc.) et de la structure (durée, type de local, interaction avec l'auditoire) 
 * Gestion de la recherche de conférenciers et des relations avec eux
 * Gestion du budget de chaque thème en collaboration avec la commission Finances

Membres du pôle :