Rôle du directeur du programme

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Note: On parle ici de "directeur" pour simplifier la lecture. Il faut comprendre: "La/le/les directrice(s) et/ou directeur(s)" :)

Le rôle du directeur de programme (DP) est, en substance, de faire le lien entre l'orga et les responsables de thèmes. Il est est l'interlocuteur des responsables de thèmes pour l'équipe d'organisation des RMLL et répond donc aux questions diverses. Cette fonction est à répartir entre plusieurs personnes (minimum 2).


Construction des bases

Définition des thèmes et fils rouge

Les thèmes et leurs fils rouge sont validées par le DP, en lien avec les Responsables de thème et les personnes chargées de la communication. Regarder parmi les thèmes des éditions précédentes les sujets pertinents, les sujets devenus moins importants, les sujets ayant bien ou mal marché, les sujets à reformuler/regrouper/traiter différemment, les sujets absents ou nouveaux, etc. Idem pour les fils rouges.

Recrutement des responsables de thèmes

Chaque thème doit avoir au moins 2 responsables de thème travaillant en accord. Le DP doit faire en sorte que les responsables de thème soient identifiés et inscrits aux Listes de discussion les concernant pour assurer une bonne communication en interne. Regarder parmi les directeurs précédents ceux qui ont bien géré leur rôle, et qui souhaitent rempiler. Il peut aussi être intéressant d'amener de nouvelles personnes (comme directeur de thème ou codirecteur), pour avoir de nouvelles idées ou traiter un thème sous un autre angle.

Publication de l'appel à conférences

C'est le DP qui rédige et supervise la publication de l'appel à conférences.

Construction du programme

Le DP s'occupe des relances diverses pour obtenir les noms des orateurs, les sujets traités, pour rappeler le calendrier, pour les voyages, pour régler les questions techniques (conférences à distance par exemple), l'hébergement, pour collecter les premières présentations, pour maintenir le contact, etc.

Mise en place de l'emploi du temps

Le DP définit les heures standards du déroulement d'une journée (heure de début, pauses, heure de fin) et les durées des conférences et ateliers. Il doit également définir les horaires des conférences plénières et s'assurer que rien n'est programmé en même temps dans un thème.

Gestion des salles

La gérance des salles attribuées à l'événement est assurée par le DP, en toute transparence sur le wiki.

Cohérence générale

Le DP s'assure de la cohérence générale du programme, par exemple en étant vigilant à la bonne répartition des conférences complémentaires entre les thèmes. Il veille également à ce que les logiciels présentés dans les conférences soient bien des logiciels libres (respect des quatre libertés). Attention donc aux différentes licences utilisées.

Les critères suivant NE sont PAS exigés :

  • absence de brevets logiciels liés au logiciel (déposés ou non par l'auteur)
  • utilisation possible sur un système entièrement libre
  • utilisation possible sans pilote/firmware propriétaire
  • utilisation uniquement de formats ouverts et documentés.

Prévoir tout de même que le non-respect de tout ou partie de ces critères peut entraîner des critiques/commentaires par les auditeurs, et si possible évoquer les raisons du non-respect durant la présentation (limitations techniques, contexte, etc.).

Il veille aussi à ce que les thèmes soient équilibrés (que différentes options technologiques soient présentées) : ne pas présenter qu'un seul langage, logiciel, système d'exploitation, choix technique, etc., bref éviter de biaiser les thèmes. Au contraire veiller à présenter les différentes solutions, voire fédérer et amener les tenants de chaque solution à discuter pour enrichir le thème.

Bon déroulé pendant l'événement

Animation et préparation des plénières

Plénière d'ouverture

Plénière de cloture

Réunion entre l'orga et les personnes qui le souhaitent afin de faire un retour sur l'édition.

Gestion des imprévus

Parce que oui, il y aura des imprévus !

Restitution des information

Collecter les comptes-rendus pour la restitution de thèmes et pour la communication, en particulier si les responsables de thème ne sont pas présents à la restitution.

Collecter les présentations et les enregistrements : dans l'idéal la collecte peut commencer avant les présentations pour les diaporamas.