Rôle du responsable de thème

De Wiki RMLL
Aller à : Navigation, rechercher

Le Responsable (ou Coordinateur) de Thème (RT) est en charge de la bonne gestion de son thème avant, pendant et après les RMLL. Voici le déroulé de ses missions.

On suppose que le site web est déjà fonctionnel et que les premiers articles multilingues peuvent y être composés. Un wiki d'organisation existe déjà, ainsi que les listes de discussion (au moins org@...).

Les outils pour la gestion des réservations et des conférences ont été choisis par l'organisation, en lien avec le Comité technique des RMLL.

Sommaire

Rechercher des conférenciers

Voir la page dédiée à l'appel à conférences !

L'appel à candidature c'est bien, mais cela n'empêche pas le coordinateur de rechercher par lui même des conférenciers, ne serait-ce que pour faire une demi-journée autour d'un (sous) thème assez précis, pour élargir le spectre des sujets, etc. Donc c'est l'occasion d'utiliser les sites de réseaux sociaux (linkedin, etc.) et d'IRC pour faire un petit tour d'horizon des possibilités. Il faut cependant être vigilant à respecter l'enveloppe budgétaire (pour les défraiements).

Traitement des propositions reçues via l'appel à conférences

Le responsable de thème est chargé d'accepter ou de refuser les conférences proposées dans son thème. Le critère numéro 1 pour statuer sur l'acceptation ou le refus d'une conférence est - évidemment - la question de la liberté de la proposition...

  • la licence du projet est-elle libre ? Ne pas hésiter à télécharger les sources et recompiler hors d'un environnement propriétaire, pour vérifier !
  • la licence est-elle libre au jour de la proposition de conférence ? Les informations au sujet de logiciels non-libres-qui-seront-libres-demain se multiplient.
  • le projet existe t'il déjà ? est ce un vaporware ?
  • y a t'il un semblant de communauté autour du projet ?

Il faut également faire attention aux doublons et à la pertinence de la conférence d'une manière générale. C'est au RT de demander des précisions au conférencier si besoin.

Une fois les choix arrêtés, il faut notifier :

  • les conférenciers ayant des propositions acceptées : leur présenter la suite du déroulé : planification de la conférence, récolter les prérequis nécessaires pour la conférence etc,
  • les conférenciers ayant des propositions rejetées : leur donner les raisons détaillées du rejet en étant le plus factuel possible et en donnant le plus d'aide possible pour s'améliorer (selon nous).

Planification des conférences

Il est maintenant temps de planifier les conférences selon les instructions du directeur des programmes (jours, salles, horaires type d'une journée, plénières...). Attention également à vérifier la disponibilité du conférencier (souvent indiquée dans le champ "note" de l'appel à conférence) et les conflits éventuels avec d'autres thèmes pour les intervenants qui donnent plusieurs présentations (se gère au cas par cas).

Une fois la conférence planifiée, on confirme la date et l'heure avec le conférencier et on l'invite à faire la publicité de sa conférence par les canaux qu'il connaît :) On peut également rappeler les informations pratiques (hébergements et repas organisés par les RMLL par exemple)

Points de vigilance

Défraiement

Il est également temps de demander au conférencier s'il souhaite être remboursé du transport (et uniquement le transport) si il n'y avait pas de champ prévu à cette effet dans l'appel à conférence. Néanmoins n'hésitez pas à rappeler qu'il s'agit d'un événement associatif et donc que les budgets sont limités :) S'il souhaite profiter du remboursement, le prévenir de :

  • garder ses billets originaux (ou en faire rapidement une photocopie si le remboursement est voulu pendant les RMLL)
  • donner *à l'avance* le montant du remboursement pour que le responsable du thème (donc vous !) puisse établir la liste. Cette demande doit être étayée par un scan d'un devis d'agence de voyage, ou un devis obtenu sur un site web de vente de voyages. Pas d'estimations «au doigt mouillé».
  • remplir la demande de remboursement (c'est toujours ça de gagné)

Il faut clarifier avec l'équipe d'organisation comment se passeront les réservations pour les personnes à qui on accordera un remboursement supérieur aux frais de réservation d'hébergement : souvent ce sont des étrangers, pour qui le paiement entraîne moins de frais financiers, si on fait une simple soustraction sur la somme qu'on leur rembourse au titre des frais de transport. La bonne solution est de leur dire : vous réservez, mais vous ne payez pas tout de suite. Ça marche mieux si l'information "doit payer plus tard" existe dans la base de données des réservations et que cette information est sous contrôle de l'équipe d'orga.

D'une manière générale, la procédure pour le défraiement est à définir selon les contraintes propres à chaque année.

Demande de Visa

Pour les conférenciers venant de loin, il est nécessaire d'entamer les procédures pour la demande de visa au plus vite. Il est alors parfois nécessaire de traiter les propositions de conférences de ces conférenciers plus tôt que les autres.

Liste des pays nécessitant un visa pour venir en France.

Voir la page dédiée aux Visa pour plus de détails concernant la procédure de demande de visa.

Licence de la vidéo captée lors de la conférence

Il faut qu'il soit bien clair dès le début pour le conférencier que sa conférence sera filmée et mise à disposition de tous sur video.rmll.info. Généralement la licence choisie par défaut est CC-By-Sa.

Récupération des supports de présentation

Le RT est également en charge de récupérer et de mettre en ligne sur le site les supports de présentation (souvent diaporama) utilisés lors de son intervention. Il faut être vigilant quant à la licence des contenus utilisés pour ces supports, et avertir le conférencier que les images, polices, sons, vidéos, etc. utilisés doivent être sous licence libre.

Logisitique

Le RT doit vérifier avant l'événement que les salles proposées par l'organisation locale sont adaptées aux activités prévues. Typiquement, pour les ateliers, il doit au minimum vérifier qu'un nombre suffisant de prises électriques sera disponible dans la salle pour permettre l'alimentation des très nombreux participants. De même, il devra vérifier que les accès réseau lui permettront de dérouler les activités (connexion distance, ouverture de ports spécifiques nécessaires, ...). Le RT peut préciser que les participants à des ateliers doivent venir avec leur portable pour faire l'atelier, ou travailler avec l'organisation locale pour l'obtention de salles pré-équipées du matériel adéquat pour assurer l'atelier. Typiquement, une salle de TD d'une université pré-installés de postes capables de booter une distribution Linux en réseau est un bon environnement pour délivrer un atelier.

Pendant les RMLL

Un peu en amont

Récupérer le téléphone portable des conférenciers, okazou grosse panique de dernière minute (mais où est-il ce conférencier, où est-il ?). Je pense qu'une confirmation à ce moment là individuelle (je vous rappelle que vous aurez une conférence à xxx le yyy thème zzz, merci de bien vouloir confirmer votre présence) une dizaine de jours avant est une bonne chose. Il faut aussi leur indiquer où et comment retrouver le coordinateur/trice du thème quand ils/elles arrivent aux RMLL.

Un outil pour les relances automatiques pourrait éventuellement être utile. Cet outil pourrait aussi intégrer tout le workflow de la prise de contact avec les conférenciers, en plus de la possibilité de relances.

Se mettre au courant des informations pratiques, notamment pour l'hébergement et le repas. Bien que la plupart des conférenciers soient autonomes, certains nécessitent un travail d'accompagnement qui deviens assez vite lourd, autant se préparer le mieux possible pour répondre à des questions du genre : comment je mange ? je dors où ce soir ?

Pendant les conférences

Eau

Le RT doit veiller à ce que les conférenciers disposent d'eau en quantité suffisante ! (indispensable quand il fait chaud)

Introduction des conférences

Il est important d'introduire la conférence à venir avec un petit mot sur le conférencier (d'où vient-il, sur quoi travaille-t-il par exemple) et sur le sujet en question. Le but est de valoriser la conférence à venir, et d'installer une ambiance propice à l'écoute et à l'intérêt des personnes présentes.

Micro et enregistrement

Penser à dire aux conférenciers de maintenir le micro assez près de se bouche pour que le son soit correctement capté. Le RT doit également faire en sorte que les questions posées dans le public soient posées ou répétées dans le micro.

Timing

Pour respecter le timing du planning, il faut être strict sur le temps de parole et de questions, afin de permettre au public de changer de salles sans rien louper.

Si jamais il y a une annulation de dernière minute respecter la règle : toute annulation de conférence ne doit pas entraîner de décalage dans le programme, même si cela laisse des « trous ».

Afin d'aider les conférenciers à respecter les délais, des petites affiches décomptant le temps restant peuvent aider. Il suffit d'un écran tourné vers l'intervenant pour lui afficher un décompte qui va bien, par exemple:

  • moitié du temps
  • reste 10 minutes
  • reste 5 minutes
  • Game over !

Penser à se munir d'une montre ! :)

A la fin des conférences

Remercier le conférencier qui vient de finir et récupérer le support de présentation utilisé pour pouvoir le mettre en ligne. Introduire la conférence suivante.

Préparer le debrief quotidien

  • Avoir noté le nombre de spectateurs par conférence permet d'avoir une idée de la fréquentation du thème. Cela aide les années suivantes pour, par exemple, savoir quel thème a réellement besoin de l'amphi de 200 places ;-)
  • Noter tous les points positifs et ceux à améliorer afin que l'orga locale en soit informée au plus tôt via la remontée lors du debrief quotidien.
Outils personnels
Espaces de noms

Variantes
Actions
Navigation
Boîte à outils