Trésorerie et comptabilité

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Modèles et explications comptables utiles provenant du wiki RMLL2011

Documents types pour la compta

Ces documents sont facilement adaptables à votre millésime:

Procédure de remboursement conférenciers (à valider avec votre responsable des thèmes)
 * seulement pour les intervenants validés par l'orga
 * seulement le transport (pas nourriture ni hébergement)
 * choix responsable du mode de transport (en commun préféré et sinon demande de justification : covoiturage, transport de matériel, desserte insuffisante, handicap personnel…)
 * accord du responsable de session, inscription à son budget ou négociation entre coordinateurs pour savoir qui le suit si thèmes multiples impactés
 * accord des directeurs de programme
 * avance faite par l'intervenant et pas par l'orga
 * remboursement des frais à Strasbourg sur présentation d'une note de frais et des justificatifs par l'intervenant accompagné du coordinateur de la session ou du thème

Petite info destinée aux personnes qui viendront se faire défrayer

Vous allez demander à être remboursé de vos frais de transport. Pour cela, il faut un accord validé par avance par l'organisation des RMLL, et vous rencontrerez le trésorier des RMLL, accompagné par votre directeur de thème.

Le trésorier a besoin de ce qu'on appelle une bonne pièce comptable :

- elle identifie bien *à qui* on fait un remboursement - sur *le même papier*, on voit quel trajet cette personne avait payé - sur *le même papier*, on voit à quelle date a été fait le trajet

ENGLISH VERSION

You are going to ask a reimbursement of your travel fee. The reimbursement must have been accepted by the organization of RMLL previously, and you will meet the treasurer, in company of your topic's director.

The treasurer will need what is called a good accountancy document: - it identifies clearly *whom* the reimbursement is due - on *the same sheet*, one can read which travel this person has paid - on *the same sheet*, one can read when the travel was done.

Proposition pour demande de remboursement

 * Nom :
 * Prénom :
 * Date déplacement : 
 * Thème : 
 * Lieu de départ : 
 * Type de transport :
   * Train
   * Avion
   * Voiture
     * Nbre de CV
     * Nombre de kilomètres : __ km
 * Date et signature du demandeur
 * Visa  et signature du directeur
 * Accepté / Refusé ? 

Dispositions concernant les frais de déplacement

Type de déplacement Montant maxi remboursé Justificatif
Train 2ème classe Frais réels Billet de transport
Avion Tarif - 25ans, Frais réels (avec demande préalable) Billet de transport
Transport en commun Frais réels Tickets
Parking Frais réels Tickets
Autoroute Frais réels Tickets
Voiture Selon barème de l'administration fiscale en cours, plafonné à 10 CV fiscaux., sur demande note de frais


Recommandations :

  • Disposer d'un fond de trésorerie sur le compte grâce aux prêts (AFUL et ABUL), aux soutiens divers, etc
  • Organiser une visibilité budgétaire en élaborant à l'avance un budget qui cible les postes de dépenses principaux en fonction des recettes attendues