Village

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Charte du village du libre

Le village associatif des rmll a pour but de faire la promotion du Libre en général (logiciel, Internet, culture..).

Il est constitué d'associations libristes majoritairement. Il peut accueillir des bénévoles s'intéressant à des projets libres, non soutenus par des associations, voulant les faire connaître ; à des acteurs locaux comme des mairies, ou des entreprises qui promeuvent leur logiciel (sans faire leur pub, les éléments de communication devront concerner leurs logiciels libres uniquement. Logo et site cachés). On y a également vu par le passé des services parlant d'opendata ou de géolocalisation, de matériel libre, d'esperanto, des livres libres, les semences...

Le Libre a beau être politique dans le sens où il promeut la liberté, le contrôle de son informatique, le partage des connaissances, il ne peut être associé ni à un parti politique, ni à une entreprise. Sponsoriser l'événement ne donne pas droit à un stand dans le village (ni à la priorité pour une conférence), juste à de la publicité sur les affiches et le site des rmll.

Ce qu'a fait par le passé une édition des rmll ou tout autre événement (jdll, sl...) n'oblige en rien l'édition présente. (linagora, parti pirate..)


L'appel à stand

Pas la peine de le prévoir dès janvier. Un appel lancé début avril et prolongé en mai est largement suffisant. Quelque soit la durée, il y aura forcément, et toujours, des retardataires

Sur le site, il y a besoin de mettre en place un formulaire qui enverra un mail à liste village. demander:

  • nom de l'associatio,
  • description avec deux champs de réponse, français et anglais
  • logo , possibilité de télécharger un logo (ce qui évite à l'équipe orga de devoir le faire
  • site internet
  • présence journées grand public
  • présence semaine
  • combien de personnes pour tenir le stand
  • assurance
  • besoin en matériel avec un champs de réponse
  • Commentaire

texte

texte édition 2015

Chers Libristes, Comme vous le savez, la 16e édition des Rencontres Mondiales du Logiciel Libre se déroulera à Beauvais du samedi 4 au vendredi 10 juillet 2015. Cette année, les Journées "Grand Public" auront lieu ... le 4 et 5 juillet. Vous pourrez y tenir un stand et faire découvrir vos associations et leurs activités sur simple demande. Comme chaque année, un village du libre sera présent dans le lieu qui accueille les rencontres! Vous pouvez également vous y inscrire. Si vous souhaitez participer à l'un et/ou l'autre de ces village merci de nous le signalez par mail avant le 30 avril 2015 Vous pouvez également vous rendre sur la page ........... du site et remplir le formulaire?? N'oubliez pas de nous fournir le nom de votre association, le site web et le logo ainsi qu'un descriptif. Plus nous serons nombreux, plus les villages seront riches en informations. L'équipe chevronnée organisatrice du village des RMLL 2015. NB : Merci de nous envoyer des pièces jointes uniquement sous un format libre et interopérable. (odt, jpeg...)

texte édition 2017

Chers Libristes, Comme vous le savez, la 17e édition des Rencontres Mondiales du Logiciel Libre se déroulera à Saint-Étienne du samedi 1er au vendredi 7 juillet 2017. Cette année, les Journées "Grand Public" auront lieu les 1er et 2 juillet. L'objectif de cette année est de faire participer le public à des animations, des démonstrations, des ateliers et des jeux. Vous pouvez y tenir un stand, proposer une animation pour faire découvrir vos associations et leurs activités sur simple demande. Comme chaque année, un village du libre sera présent sur le lieu qui accueille les rencontres! Vous pouvez également vous y inscrire. Si vous souhaitez participer à l'un et/ou l'autre de ces villages merci de nous le signaler par mail avant le 30 avril 2017. Vous pouvez également vous rendre sur la page ........... du site et remplir le formulaire. N'oubliez pas de nous fournir le nom de votre association, le site web et le logo ainsi qu'un descriptif. Plus nous serons nombreux, plus les villages seront riches en informations. L'équipe chevronnée organisatrice du village des RMLL 2017. NB : Merci de nous envoyer des pièces jointes uniquement sous un format libre et interopérable. (odt, jpeg...)

texte édition 2018

Chers Libristes, Comme vous le savez, les Rencontres Mondiales du Logiciel Libre se dérouleront à Strasbourg du samedi 7 au jeudi 12 juillet 2018. Cette édition a pour thème (non exclusif) « éducation numérique : fabrique de la captivité ou nouvelle émancipation », pour critiquer et construire les modèles d’enseignement aux/par les outils informatiques. Au‐delà de cette thématique centrale, les RMLL 2018 accueilleront des fils rouges thématiques dans les quatre thèmes fondamentaux : initiation, technique, société et arts. Deux villages devraient voir le jour ! Vous pouvez y tenir un stand, proposer une animation pour faire découvrir vos associations et leurs activités sur simple demande. Vous pouvez également vous y inscrire. Si vous souhaitez participer à l'un et/ou l'autre de ces villages merci de nous le signaler avant le 25 mai 2018 en vous rendant sur la page ....... (création d’un compte) du site et en remplissant le formulaire. Plus nous serons nombreux, plus les villages seront riches en informations ! L'équipe organisatrice du village des RMLL 2018. NB : Merci de nous envoyer des pièces jointes uniquement sous un format libre et interopérable. (odt, jpeg, svg...)

sites de publication du texte

  • faire page appel à stand sur le site des rmll
  • LinuxFr
  • site de(s) asso qui organise(nt)

listes de diffusion

  • rmll: village@listes201X.rmll.info ainsi que la liste de l'année précédente
  • April: liste infos <liste-infos@april.org>,
  • Aful: interlug@aful.org
  • liste village de Parinux: village-assoces@lists.parinux.org

réunion(s)

A chaque demande de stand, répondre Bonjour, Votre demande de stand a bien été prise en compte. L'équipe se réunira en mai afin de traiter toutes les demandes. Vous aurez de nos nouvelles à ce moment-là. Merci de vouloir participer à cet événement et à bientôt

Prévoir une réunion qui déterminera, à plusieurs, les associations acceptées ou non (mi-mai) lorsque l'appel à stand est clos.. La décision doit être prise à plusieurs pour ne pas qu'elle pèse sur les épaules d'une seule personne qui pourrait être accusée de favoritisme.

Envoyer mail à toutes les associations pour les prévenir qu'elles auront (ou pas) un stand. Vérifier qu'elles ont bien eu l'information....

Leur indiquer par un mail le plus tôt possible :

  • l'heure de début du village (au moins le samedi et le lundi) avec les horaires pour venir s'installer,
  • le jour et l'heure de la fin du village (i.e. le dimanche soir, et le dernier jour de la semaine).

autres

Ne pas hésiter à entrer directement en contact avec les associations qui ne se sont pas manifestées lors de l'Appel.

Les plans des villages

  1. Se fournir un plan à l'échelle par la mairie/lieu qui reçoit.
  2. Faire le plan en svg puis l'exporter en png pour les publier sur le wiki, le site voire le programme.
  3. Vérifier de visu avant de faire le plan définitif car il y a toujours des détails qui n'apparaissent pas sur le plan initial ( tapis, ouverture ascenseur, poteau, ou autres...
  4. D'expérience, toujours laisser un emplacement pour un stand vide au cas où...
  5. Prévoir sur le site (lorsque l'appel à stand sera clos) une page avec les plans et les associations (plus présentation et logo) pour chaque village.
  6. Pour les journées grand public, s'assurer qu'il y a un bar qui nous prête ses toilettes et encourager les exposants et bénévoles à aller consommer à cet endroit. L'ajouter au plan village

Organiser un espace "geekroom"

Prévoir un espace pour que les personnes qui veulent "geeker" entre les conférences puissent le faire au calme.

Espace tiers lieu

Si pas prévu par orga, avoir un espace fermé, avec les fablabs, les hackerspaces... qui pourront produire, montrer (et vendre à prix libre) ce qu'ils savent faire. Exemple porte-clefs tux, autocollant gnou, impressions 3D....

  • faire appel aux réseaux de médiation numérique, aux EPN et autres
  • Voir aussi avec les CCSTI (Centres de Culture Scientifique, Technique et Industrielle) http://www.ccsti.fr/

La buvette

  • Passer des commandes en amont de l'événement
    • Favoriser les produits locaux si possible (Breizh cola, Auvergnat thé...)
    • Ne pas oublier l'eau en bouteille!
    • Proposer une bière libre (si possible) car toujours appréciée par la communauté
    • Penser à vendre du café et du thé (de plusieurs goût si possible)
    • Utiliser des verres consignés (achetés par l'édition si c'est le cas)
  • Matos
    • Cafetière
    • Bouilloire
    • Frigo !! si possible 2
    • machine à glaçons
    • seaux (pour eau avec glaçons)
    • tables
  • Installation
    • Définir combien de bénévoles pour installer la buvette
    • Afficher des pancartes avec les prix sur les murs mais aussi sur les tables
    • Prévoir un espace pour les verres consignés à vendre mais aussi pour les verres sales à laver
    • Se procurer des sacs poubelles
  • Tenue de la buvette
    • Désigner un responsable buvette (qui ne fera que ça). À lui de déterminer/gérer les besoins/problèmes. Il est en contact direct avec le trésorier et le responsable bénévoles. C'est lui aussi qui fait le suivi des stocks au jour le jour...
    • Tenir une buvette fait partie des postes fatigants, mieux vaut prévoir un roulement de plusieurs bénévoles formés pendant l'événement.
    • un bénévole buvette doit être efficace, rapide et savoir rendre la monnaie sans se tromper (sauf cas de tickets)
    • penser à mettre régulièrement les boissons au frais, à relancer cafetière et bouilloire régulièrement.
    • Nettoyer et ranger la buvette chaque soir pour éviter que le bordel et la saleté prennent positions dans les lieux.
  • Désinstallation de la buvette
    • Prévoir le moment de la désisntallation et prévenir le responsable bénévoles du nombre de bénévoles requis.
    • Regrouper ce qu'il reste dans un coin et nettoyer partout ailleurs

Les besoins

matériel

un stand normal est composé d'une table, de deux chaises et d'une grille. Certains exposants sont parfois amenés à demander le prêt d'ordinateur ou d'écran, en prévoir un certain nombre dès la fermeture de l'appel à stand.

Pour les Journées Grand Public (JPG), prévoir des tentes (3*3m)

électricité

prévoir rallonges ! C'est indispensable.

Internet

Du wifi c'est suffisant mais côté install'parties mieux vaut avoir des fils!!

bien-être

Certaines années, les exposants auront besoin d'eau, d'autres de café. Ne jamais les négliger, des exposants comblés = bonne ambiance sur le village. Ils sont là tous les jours et seront donc les premiers à pouvoir encenser ou critiquer une édition.

Montages/Démontages

montage

  • Contacter protection civile ou croix rouge, leur prévoir un emplacement.
  • Monter le village la veille si possible (moins crevant que le matin à l'aube)
  • Plus nombreux seront les bénévoles, plus rapide sera le montage.
  • Imprimer plan du village en 10 exemplaires, prévoir gants, outils de bricolage (au cas où), ficelle ou gros scotch, fils de cuivre (électricien), cutter, ciseaux, colson pour tenir les grilles, craies pour dessiner emplacement des stands avant de monter les tentes (pour JGP).
  • Barrière pour isoler le village lors du gardiennage de nuit (pour JGP).

démontage

  • Plus nombreux...
  • Les exposants mettent souvent la main à la pâte.
  • Prévoir sacs poubelles
  • Prévenir 30 minutes à l'avance tous les exposants avant de démonter.
  • Rappel 15 minutes avant en précisant coupure électricité et réseau.

à savoir

Si le montage du village sur le lieu de la semaine peut se faire tout de suite après le démontage du village JGP, ça permet aux exposants de se réinstaller et de garder un maximum de bénévoles pour les deux tâches. S'il peut avoir lieu avant c'est bien aussi. Ne pas oublier le stand de l'organisation (3 tables), la salle trésorier, à part, la salle bagages et l'emplacement radio libre.


Imprimer badges des exposants et leur remettre dès que possible.