Visa

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Durant l'organisation des RMLL, certains se sont rendu compte, à divers moments, que le M de RMLL signifie Mondiales.

Le Monde est maintenant devenu un village, et on oublie parfois que pour aller du point A au point B, on a dans certains cas le choix entre une galère morbide, ou un voyage tranquille en avion. Essayez, par exemple un Marrakech-Paris avec deux options :

  1. sans un visa : traversée de la Méditerranée sur un bateau précaire, naufrage ou problème avec les douaniers. Prix "TTC" : 2000 euros l'aller.
  2. avec un visa : voyage par Air France. Prix "TTC" aller-retour : 500 euros.

Voilà donc pourquoi on se préoccupe tôt de la question des visas pendant l'organisation des RMLL.

À quelles dates on s'occupe des visas

Pour faire simple : on s'en occupe au plus tôt.

Au plus tôt, ça veut dire après l'appel à communication, la sélection de certains conférenciers, l'acceptation des frais de transport par l'organisation. Chacun de ces évènements a donc une date limite qu'il est délicat de dépasser.

Au plus tôt, ça veut dire aussi suffisamment tôt pour que des rendez-vous soient pris dans les consulats, les ambassades ; les délais sont assez longs, particulièrement parce que le mois de juillet correspond à une augmentation des demandes de visas pour beaucoup de familles.

Début de l'appel à communication : mi-janvier ?

Ce qui a retardé l'appel à communication certaines années, c'est une discussion récurrente au sujet du découpage en thèmes/sous-thèmes etc. Plus cette discussion dure, plus elle a eu de chances de s'envenimer.

Souvent,la discussion est abrégée, ou remise en cause, par la réalité :

  • on ne sait pas faire un thème sans un ou plusieurs responsables qui s'en occupent à fond
  • le profil des propositions de communication, suite à l'appel à communication, ne correspond pas toujours au découpage qu'on a souhaité réaliser

Dans tous les cas, il vaut mieux un appel à communication tôt, bien lisible, et relayé largement, qu'un document « parfait » qui entre dans de nombreux détails, publié tard.

Liens vers les appels à communication de sessions passées :

Fin de l'appel à communication : vers le 15 mars ?

Si l'appel à communication prend fin le 15 mars, on est à J-100 environ.

Si on additionne :

Notifier l'acceptation, demander un devis de transport, un scan du passeport, et l'adresse postale actuelle Échange d'un ou plusieurs courriels 10 jours ou moins sous-total 10 jours
Valider le devis Réunion de l'équipe d'organisation, après ordre du jour 15 jours ou moins sous-total 25 jours
Expédier les invitations (courriel +poste classique) Faire fonctionner un template,fabriquer des PDF, lesimprimer, les signer à la main, scanner les papiers, envoyer le scan par courriel et le papier par la poste 15 jours si les templates sont prêts ... sinon, il faut attendre. sous-total 40 jours
Rendez-vous à l'ambassade Les files d'attente dépendent de l'ambassade considérée souvent 30 jours sous-total 70 jours
Attente du visa Le visa est rarement donné directement, il est le plus souvent posté souvent 15 jours sous-total 85 jours
Achat des titres de transport C'est l'étape la plus rapide Attention à J-60, les tarifs sont souvent réévalués à la hausse Si chaque étape a été « normale », on est à la bourre !

Prolongation de l'appel à communication

La chanson « je connais plein de conférenciers qui n'ont pas eu le temps de répondre » est jouée chaque année. L'important, c'est de prendre les décisions relatives aux visas avant la deuxième fin de l'appel à communication.

En fait, si un conférencier-voyageur ne réagit que lors des prolongations, il est possible qu'il manquera aussi quelques étapes urgentes concernant son visa : l'accepter reste possible, mais plus risqué.

Décisions quant aux frais de transport

Cette décision dépend des sommes connues pour le budget.

Une annonce sur la liste "thèmes" permet de donner une ligne directrice : ne pas dépasser tel devis pour chaque thème. L'argent étant liquide, on peu évidemment rééquilibrer ici ou là, mais sans ordre de grandeur, on ne sait pas décider.

Il est important que les décisions soient notifiées en toute transparence. Un wiki peut faire l'affaire, il doit disposer d'un historique (il faut pouvoir dire qui a notifié une décision).

On peut organiser la page de wiki concernant les conférenciers à défrayer avec des templates. Ça permet d'y placer d'autres données textes utiles : éléments du passeport, adresse postale, adresse de l'ambassade, indicateur(s) d'avancement. Quand la page est organisée ainsi, je (Georgesk (discussion) 7 août 2014 à 19:48 (CEST)) dispose de scripts qui permettent de retravailler l'information.

Envoi des courriels pour notifier l'acceptation d'une conférence

Je (Georgesk (discussion) 17 juillet 2015 à 13:15 (CEST)) sais bricoler un automate qui seloge (moyennant authentification) à un site web, puis récupère des données d'une page HTML ; s'il est possible de récupérer les données intéressantes à l'aide d'une expression régulière (autrement dit en faisant une analyse lexicale simple), alors je sais lancer la génération de documents aux formats ODF (Open Document Format) à l'aide de la bibliothèque python-odf.

Conseils au sujet des dates du voyage

Publication d'une invitation officielle, et d'une recommandation pour l'ambassade

Je (Georgesk (discussion) 17 juillet 2015 à 13:15 (CEST)) sais bricoler un automate qui seloge (moyennant authentification) à un site web, puis récupère des données d'une page HTML ; s'il est possible de récupérer les données intéressantes à l'aide d'une expression régulière (autrement dit en faisant une analyse lexicale simple), alors je sais lancer la génération de documents aux formats ODF (Open Document Format) à l'aide de la bibliothèque python-odf.

la zone Schengen

trouver l'adresse d'une ambassade

Suivi des conférenciers-voyageurs

Produire quelques documents pour expliquer simplement les transports en France

En 2015, les modes d'emplois de

  • « j'atterris à Paris Charles de Gaulle, comment je vais à Beauvais »
  • « j'atterris à Paris Orly, comment je vais à Beauvais »

manquaient sur le site web, j'en ai faits par courriel à la demande. Ce genre d'attention est très apprécié.

Comment éviter des embûches

Signaler deux-trois petits trucs qui peuvent dégénérer quand un conférencier visite notre accueillant pays :

  • par exemple le coup de composter les billets avant de monter dans un train. Tant qu'il n'y a pas de contrôleur tout se passe bien, le billet est acheté ; s'il y a un contrôle, tout dépend de l'esprit accueillant ou pas de l'agent ;)

Quelques conseils pour faciliter la prise de contact à l'arrivée

Afficher clairement où est l'accueil, surtout au début de la manifestation, la veille des journées grand public (ça ne coule pas de source que le meilleur endroit pour repérer une personne apte à guider le nouvel arrivant c'est à l'endroit des stands en construction)

La France est un pays riche

Nos vêtements sont souvent réalisés dans des pays où les « petites mains » gagnent un à deux euros par jour ; la plupart du temps, les conférenciers sont issus de classes sociales qui gagnent beaucoup plus, mais pas toujours, le cas d'étudiants boursiers est moins rare qu'on ne croit.

Organisation des réservations d'hébergement

Pourquoi pas « host a geek » ?