Wiki 2010:debriefing sur l'accueil

De Wiki RMLL
Aller à : navigation, rechercher

Accueil

Quelques principes en vrac, expérience des RMLL précédentes :

  • L'accueil est un espace névralgique, c'est normalement le point d'accès aux RMLL, c'est en quelque sorte sa vitrine.

La personne responsable de l'accueil doit être nommée bien à l'avance.\\ Il est important de prévoir une équipe de bénévoles fixe qui pourra être renforcée par la suite moins 3 semaines avant l'événement.\\ Attention, être à l'accueil peut être (c'est un euphémisme) générateur de stress, surtout en cas d'afflux de participants, il faut donc prévoir des rotations : un planning établi dès le lundi au plus tard est nécessaire.\\ Ne pas oublier que les râleurs s'adressent toujours à l'accueil !\\ //Pourquoi une équipe fixe ?// : Parce que la tenue de l'accueil nécessite un petit temps de formation au logiciel de résa et surtout une expérience qui s'acquiert le premier jour en traitant les divers cas particuliers : a réservé et payé, pas payé, veut acheter d'autres repas, veut annuler tel ou tel achat...\\ L'espace accueil doit être prêt au plus tard le lundi matin afin de former l'équipe des bénévoles avant le lundi midi. L'accueil doit disposer :

 * des coordonnées des différents responsables
 * de documents d'information précis : 
 ** horaire de retrait et de remise des clés des chambres, 
 ** horaires des repas, 
 ** lieu et horaire du repas du libre, 
 ** programme des confs, 
 ** plan détaillé des salles, 
 ** horaires des navettes si il en existe...

Penser à alimenter les bénévoles de l'accueil en eau et le matin en croissants (ou petits pains, ou ...)


à retenir

 * Les bénévoles souriants et attentifs.
 * La séparation Accueil/Boutique et notamment l'impression des badges des non inscrits dans l'espace boutique
 * Proposition concernant l'affichage des conf : afficher, sur un grand écran, une télé, ou avec un vidéo-projecteur, 
 à l'accueil les conférences et ateliers en cours ou qui commencent dans moins d'un quart d'heure (ou d'une demi-heure). 
 Avantage : les visiteurs de passage voient directement ce qui les intéressent (car ne restent pas toute la journée). 
 Ça peut être aussi utile pour des personnes qui ont pu se libéré pour quelques poignée de minutes (orga, stand...).
 * Plus de postes en libre service
 * Pendant toute la durée des rmll disposer, dans un endroit visible, d'un ordinateur pour déposer photos et vidéos prises par les visiteurs.
 * Programme papier "vs" postes en libre service pour consulter le programme des confs/ateliers. + papier : permet de griffonner, de prendre des notes ; - papier : pas écologique, cher, gâchis inévitable ; //

Solutions : faire payer une somme symbolique les programmes (ex : 5-50 centimes). + poste libre service : modification en temps réel, pas de gâchis, acces aux descriptions  ; // - poste libre service : pas pratique (mobilité nulle), risque de surcharge (bcp de confs = bcp de temps pour consulter le programme = embouteillages inévitables) ; // solution : plus de postes en libre service | Solution : trouver un compromis : faire des programmes papiers payants et disposer de postes en libre service.