Rôle du responsable de thème : Différence entre versions

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S'il n'y a pas d'appel à communication public, d'une année sur l'autre, on trouvera seulement les conférenciers déjà vus, et les RMLL vieilliront. L'appel à communication doit être traduit dans toutes les langues qu'on souhaite entendre pendant le déroulement des RMLL.  
 
S'il n'y a pas d'appel à communication public, d'une année sur l'autre, on trouvera seulement les conférenciers déjà vus, et les RMLL vieilliront. L'appel à communication doit être traduit dans toutes les langues qu'on souhaite entendre pendant le déroulement des RMLL.  
  
Quand l'appel à communication est publié, on contacte les connaissances qui ont déjà participé aux RMLL, mais pas avant.
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Une fois que l'appel à communication est publié, on contacte les connaissances qui ont déjà participé aux RMLL, mais pas avant.
  
 
Différents sites sur lesquels nous pouvons faire des appels à conférences :
 
Différents sites sur lesquels nous pouvons faire des appels à conférences :

Version du 30 juillet 2014 à 12:43

Le Responsable (ou Coordinateur) de Thème est en charge de la bonne gestion de son thème avant, pendant et après les RMLL. Voici le calendrier regroupant ses différentes responsabilités...

J-200 (décembre)

On suppose que le site web est déjà fonctionnel et que les premiers articles multilingues peuvent y être composés. Un wiki d'organisation existe déjà, ainsi que les listes de discussion (au moins org@...).

Les outils pour la gestion des réservations et des conférences ont été choisis par l'organisation, en lien avec le Comité technique des RMLL.

Publier un appel à communications

S'il n'y a pas d'appel à communication public, d'une année sur l'autre, on trouvera seulement les conférenciers déjà vus, et les RMLL vieilliront. L'appel à communication doit être traduit dans toutes les langues qu'on souhaite entendre pendant le déroulement des RMLL.

Une fois que l'appel à communication est publié, on contacte les connaissances qui ont déjà participé aux RMLL, mais pas avant.

Différents sites sur lesquels nous pouvons faire des appels à conférences :

Rechercher des conférenciers

L'appel à candidature c'est bien, mais cela n'empêche pas le coordinateur de rechercher par lui même des conférenciers, ne serait-ce que pour faire une demi-journée autour d'un (sous) thème assez précis, pour élargir le spectre des sujets, etc. Donc c'est l'occasion d'utiliser les sites de réseaux sociaux (linkedin, etc.) et d'IRC pour faire un petit tour.

Les conférenciers répondent

Le minimum pour la réponse, c'est un résumé de 10 à 20 lignes, et une photo des intervenants.

Idéalement, ce résumé contient des liens vers d'autres documents sur le web : cela permet de faire des pages richement reliées aux autres données déjà publiées, les visiteurs des RMLL pourront facilement se faire une idée de qui ils verront.

Attention : il peut être nécessaire de vérifier certains aspects des propositions, par exemple :

  • la licence du projet est-elle libre ? ** Attention à être très clair sur ce sujet **, ne pas hésiter à télécharger les sources et recompiler hors d'un environnement propriétaire, pour vérifier !
  • la licence est-elle libre au jour de la proposition de conférence ? Les informations au sujet de logiciels non-libres-qui-seront-libres-demain se multiplient.
  • le projet existe t'il déjà ? est ce un vaporware ?
  • y a t'il un semblant de communauté autour du projet ?


Les informations que doivent fournir à terme les intervenants (entre crochets les informations facultatives) :

  • Concernant l'intervenant
    • Nom
    • Prénom
    • [âge]
    • Biographie succinte (10 à 15 lignes)
    • Photo
    • [adresse messagerie instantanée (pratique pour contact direct)]
    • [Numéro de téléphone mobile (peut être utile au moment de l'évènement)]
  • Concernant l'intervention
    • Titre
    • Niveau (débutant, initié, confirmé, expert)
    • Durée (45 minutes ou 1h30)
    • Type (conférence, atelier)
    • Description courte (2 ou 3 lignes)
    • Description courte en anglais (2 ou 3 lignes)
    • Description complète (plus de 20 lignes)
    • Références externes
    • Choix de la licence à retenir pour les images et les sons captés durant la communication (licence artistique, licence CC-BY-SA, licence GFDL sans partie immuables)

Attention le titre de la conférence doit être explicite : il apparaît seul sur les programmes sans résumé. Donc « Joomla » c'est mal, mais « Joomla, un CMS pour les nuls » c'est mieux (on indique le type de logiciel, le fait qu'un débutant peut y aller).

J-100 (mars)

    • Date limite pour inscrire les conférenciers**

Mise en ligne des résumés acceptés

à chaque conférencier accepté, on envoie une notification en même temps qu'on met en ligne son résumé, et on l'invite à faire la publicité de sa conférence par les canaux qu'il connaît.

Remboursement

Il est également temps de demander au conférencier s'il souhaite être remboursé du transport (et uniquement le transport). Néanmoins n'hésitez pas à rappeler qu'il s'agit d'un événement associatif et donc que les budgets sont limités :) S'il souhaite profiter du remboursement, le prévenir de :

  • garder ses billets originaux (ou en faire rapidement une photocopie si le remboursement est voulu pendant les RMLL)
  • donner *à l'avance* le montant du remboursement pour que le responsable du thème (donc vous !) puisse établir la liste. Cette demande doit être étayée par un scan d'un devis d'agence de voyage, ou un devis obtenu sur un site web de vente de voyages. Pas d'estimations «au doigt mouillé».
  • remplir la demande de remboursement (c'est toujours ça de gagné)

Il faut clarifier avec l'équipe d'organisation comment se passeront les réservations pour les personnes à qui on accordera un remboursement supérieur aux frais de réservation d'hébergement : souvent ce sont des étrangers, pour qui le paiement entraîne moins de frais financiers, si on fait une simple soustraction sur la somme qu'on leur rembourse au titre des frais de transport. La bonne solution est de leur dire : vous réservez, mais vous ne payez pas tout de suite. Ça marche mieux si l'information "doit payer plus tard" existe dans la base de données des réservations et que cette information est sous contrôle de l'équipe d'orga.

J-50 (mai)

Le site web reflète déjà la quasi-totalité de ce qui se passera, et les visiteurs peuvent réserver leur hébergement d'après les dates qui les intéressent.

Le site web contient quelques pages donnant des renseignements utiles aux conférenciers ne parlant pas le français :

  • comment venir depuis l'aéroport ou la gare la plus proche (donner des détails comme où se procurer les tickets de la navette, etc.). Même si un accueil physique est prévu, ces infos peuvent servir si le rendez-vous est raté.
  • publier une photo d'un point de rendez-vous impossible à manquer, si cela existe, à l'aéroport, à la gare ([[1]])
  • les bricoles intéressantes quand on n'a pas un téléphone avec un abonnement international : où acheter des cartes téléphoniques à l'aéroport, à la gare
  • quels numéros appeler si on est perdu, selon la langue parlée.


Les conférenciers reçoivent un courriel de rappel, pour leur dire de faire leurs réservations au plus tôt.

J-30 (juin)

Le programme sur le site doit être finalisé et claire (afin de faire l'export pour la version papier. Le programme papier est un élément très important car une conférence qui n'est pas dans le programme papier fait presque toujours un flop.

En effet les visiteurs se préparent, soit avant de venir (choisir les jours de présence), soit sur place. Il y en a pas mal qui grifonent le programme papier pour se faire leur programme de la semaine, et il est probable qu'ils n'y dérogent pas par la suite.

Ce qui amène à ça:

  • un programme (conférence, atelier, etc) qui n'est pas proprement en ligne un mois avant sera mal vu;
  • un programme qui n'est pas proprement dans le programme papier n'existe pas.

J-10 (fin juin)

Récupérer le téléphone portable des conférenciers, okazou grosse panique de dernière minute (mais où est-il ce conférencier, où est-il ?). Je pense qu'une confirmation à ce moment là individuelle (je vous rappelle que vous aurez une conférence à xxx le yyy thème zzz, merci de bien vouloir confirmer votre présence) une dizaine de jours avant est une bonne chose. Il faut aussi leur indiquer où et comment retrouver le coordinateur/trice du thème quand ils/elles arrivent aux RMLL.

Un outil pour les relances automatiques pourrait éventuellement être utile. Cet outil pourrait aussi intégrer tout le workflow de la prise de contact avec les conférenciers, en plus de la possibilité de relances.


J-0

Infos

Se mettre au courant des informations pratiques, notamment pour l'hébergement et le repas. Bien que la plupart des conférenciers soient autonomes, certains nécessitent un travail d'accompagnement qui deviens assez vite lourd, autant se préparer le mieux possible pour répondre à des questions du genre : //comment je mange ? je dors où ce soir ?//

Pendant les confs

Pour respecter le timing du planing, être strict sur le temps de parole et de questions, afin de permettre au public de changer de salles sans rien louper.

Si jamais il y a une annulation de dernière minute respecter la règle : toute annulation de conférence ne doit pas entraîner de décalage dans le programme, même si cela laisse des « trous ».

Afin d'aider les conférenciers à respecter les délais, le slide-show suivant peut aider : il décompte le temps restant. Il suffit d'un écran tourné vers l'intervenant pour lui afficher un décompte qui va bien. Themes:decompteur pendant presentation.odp

Outils nécessaires

  • Une montre :)
  • Les diapos pour afficher le temps restant
  • Un nombre de bouteilles d'eau suffisant pour en avoir une par conférencier (indispensable quand il fait chaud !)

A la fin d'une conf

  • Rassembler les documents des présentations, pour les mettre en ligne.
  • Présenter les confs suivantes

J+1

Rassembler les pièces justificatives pour le remboursement des conférenciers pour lesquels celui-ci est accordé.