Rôle du responsable de thème : Différence entre versions

De Wiki RMLL
Aller à : navigation, rechercher
m (Introduction des conférences)
 
(11 révisions intermédiaires par 4 utilisateurs non affichées)
Ligne 1 : Ligne 1 :
Le Responsable (ou Coordinateur) de Thème est en charge de la bonne gestion de son thème avant, pendant et après les RMLL. Voici le calendrier regroupant ses différentes responsabilités...  
+
Le Responsable (ou Coordinateur) de Thème (RT) est en charge de la bonne gestion de son thème avant, pendant et après les RMLL. Voici le déroulé de ses missions.
  
== J-200 (décembre) ==
 
 
On suppose que le [[site web]] est déjà fonctionnel et que les premiers articles multilingues peuvent y être composés. Un [[wiki]] d'organisation existe déjà, ainsi que les [[Listes de discussions|listes de discussion]] (au moins org@...).
 
On suppose que le [[site web]] est déjà fonctionnel et que les premiers articles multilingues peuvent y être composés. Un [[wiki]] d'organisation existe déjà, ainsi que les [[Listes de discussions|listes de discussion]] (au moins org@...).
  
 
Les outils pour la gestion des réservations et des conférences ont été choisis par l'organisation, en lien avec le [[Comité technique des RMLL]].  
 
Les outils pour la gestion des réservations et des conférences ont été choisis par l'organisation, en lien avec le [[Comité technique des RMLL]].  
  
=== Publier un appel à communications ===
+
== Rechercher des conférenciers ==
  
S'il n'y a pas d'appel à communication public, d'une année sur l'autre, on trouvera seulement les conférenciers déjà vus, et les RMLL vieilliront. L'appel à communication doit être traduit dans toutes les langues qu'on souhaite entendre pendant le déroulement des RMLL.
+
Voir la page dédiée à l'[[appel à conférences]] !
  
Une fois que l'appel à communication est publié, on contacte les connaissances qui ont déjà participé aux RMLL, mais pas avant.
+
L'appel à candidature c'est bien, mais cela n'empêche pas le coordinateur de rechercher par lui même des conférenciers, ne serait-ce que pour faire une demi-journée autour d'un (sous) thème assez précis, pour élargir le spectre des sujets, etc. Donc c'est l'occasion d'utiliser les sites de réseaux sociaux (linkedin, etc.) et d'IRC pour faire un petit tour d'horizon des possibilités. Il faut cependant être vigilant à respecter l'enveloppe budgétaire (pour les défraiements).  
  
Différents sites sur lesquels nous pouvons faire des appels à conférences :
+
== Traitement des propositions reçues via l'[[appel à conférences]] ==
* http://linuxfr.org (fr) (généraliste, initiés logiciels libres, initiés RMLL)
 
* http://slashdot.org (en) (généraliste, initiés logiciels libres, non-initiés RMLL)
 
  
=== Rechercher des conférenciers ===
+
Le responsable de thème est chargé d'accepter ou de refuser les conférences proposées dans son thème. Le critère numéro 1 pour statuer sur l'acceptation ou le refus d'une conférence est - évidemment - la question de la liberté de la proposition...
  
L'appel à candidature c'est bien, mais cela n'empêche pas le coordinateur de rechercher par lui même des conférenciers, ne serait-ce que pour faire une demi-journée autour d'un (sous) thème assez précis, pour élargir le spectre des sujets, etc. Donc c'est l'occasion d'utiliser les sites de réseaux sociaux (linkedin, etc.) et d'IRC pour faire un petit tour.
+
* la licence du projet est-elle libre ? Ne pas hésiter à télécharger les sources et recompiler hors d'un environnement propriétaire, pour vérifier !
=== Les conférenciers répondent ===
 
Le minimum pour la réponse, c'est un résumé de 10 à 20 lignes, et une photo des intervenants.
 
 
 
Idéalement, ce résumé contient des liens vers d'autres documents sur le web : cela permet de faire des pages richement reliées aux autres données déjà publiées, les visiteurs des RMLL pourront facilement se faire une idée de qui ils verront.
 
 
 
'''Attention''' : il peut être nécessaire de vérifier certains aspects des propositions, par exemple :
 
 
 
* la licence du projet est-elle libre ? ** Attention à être très clair sur ce sujet **, ne pas hésiter à télécharger les sources et recompiler hors d'un environnement propriétaire, pour vérifier !
 
 
* la licence est-elle libre au jour de la proposition de conférence ? Les informations au sujet de logiciels non-libres-qui-seront-libres-demain se multiplient.
 
* la licence est-elle libre au jour de la proposition de conférence ? Les informations au sujet de logiciels non-libres-qui-seront-libres-demain se multiplient.
 
* le projet existe t'il déjà ? est ce un vaporware ?
 
* le projet existe t'il déjà ? est ce un vaporware ?
 
* y a t'il un semblant de communauté autour du projet ?
 
* y a t'il un semblant de communauté autour du projet ?
  
 +
Il faut également faire attention aux doublons et à la pertinence de la conférence d'une manière générale. C'est au RT de demander des précisions au conférencier si besoin.
  
Les informations que doivent fournir à terme les intervenants (entre crochets les informations facultatives) :
+
Une fois les choix arrêtés, il faut notifier :
* Concernant l'intervenant
+
* les conférenciers ayant des propositions acceptées : leur présenter la suite du déroulé : planification de la conférence, récolter les prérequis nécessaires pour la conférence etc,
** Nom
+
* les conférenciers ayant des propositions rejetées : leur donner les raisons détaillées du rejet en étant le plus factuel possible et en donnant le plus d'aide possible pour s'améliorer (selon nous).
** Prénom
 
** [âge]
 
** Biographie succinte (10 à 15 lignes)
 
** Photo
 
** [adresse messagerie instantanée (pratique pour contact direct)]
 
** [Numéro de téléphone mobile (peut être utile au moment de l'évènement)]
 
* Concernant l'intervention
 
** Titre
 
** Niveau (débutant, initié, confirmé, expert)
 
** Durée (45 minutes ou 1h30)
 
** Type (conférence, atelier)
 
** Description courte (2 ou 3 lignes)
 
** Description courte en anglais (2 ou 3 lignes)
 
** Description complète (plus de 20 lignes)
 
** Références externes
 
** Choix de la licence à retenir pour les images et les sons captés durant la communication (licence artistique, licence CC-BY-SA, licence GFDL sans partie immuables)
 
  
Attention le titre de la conférence doit être explicite : il apparaît seul sur les programmes sans résumé. Donc « Joomla » c'est mal, mais « Joomla, un CMS pour les nuls » c'est mieux (on indique le type de logiciel, le fait qu'un débutant peut y aller).
+
== Planification des conférences ==
  
== J-100 (mars) ==
+
Il est maintenant temps de planifier les conférences selon les instructions du directeur des programmes (jours, salles, horaires type d'une journée, plénières...). Attention également à vérifier la disponibilité du conférencier (souvent indiquée dans le champ "note" de l'appel à conférence) et les conflits éventuels avec d'autres thèmes pour les intervenants qui donnent plusieurs présentations (se gère au cas par cas).
  
**Date limite pour inscrire les conférenciers**
+
Une fois la conférence planifiée, on confirme la date et l'heure avec le conférencier et on l'invite à faire la publicité de sa conférence par les canaux qu'il connaît :) On peut également rappeler les informations pratiques (hébergements et repas organisés par les RMLL par exemple)
  
=== Mise en ligne des résumés acceptés ===
+
== Points de vigilance ==
à chaque conférencier accepté, on envoie une notification en même temps qu'on met en ligne son résumé, et on l'invite à faire la publicité de sa conférence par les canaux qu'il connaît.
 
=== Remboursement ===
 
  
Il est également temps de demander au conférencier s'il souhaite être remboursé du transport (et uniquement le transport). Néanmoins n'hésitez pas à rappeler qu'il s'agit d'un événement associatif et donc que les budgets sont limités :) S'il souhaite profiter du remboursement, le prévenir de :
+
=== Défraiement ===
 +
 
 +
Il est également temps de demander au conférencier s'il souhaite être remboursé du transport (et uniquement le transport) si il n'y avait pas de champ prévu à cette effet dans l'appel à conférence. Néanmoins n'hésitez pas à rappeler qu'il s'agit d'un événement associatif et donc que les budgets sont limités :) S'il souhaite profiter du remboursement, le prévenir de :
  
 
* garder ses billets originaux (ou en faire rapidement une photocopie si le remboursement est voulu pendant les RMLL)
 
* garder ses billets originaux (ou en faire rapidement une photocopie si le remboursement est voulu pendant les RMLL)
Ligne 70 : Ligne 44 :
 
Il faut clarifier avec l'équipe d'organisation comment se passeront les réservations pour les personnes à qui on accordera un remboursement supérieur aux frais de réservation d'hébergement : souvent ce sont des étrangers, pour qui le paiement entraîne moins de frais financiers, si on fait une simple soustraction sur la somme qu'on leur rembourse au titre des frais de transport. La bonne solution est de leur dire : vous réservez, mais vous ne payez pas tout de suite. Ça marche mieux si l'information "doit payer plus tard" existe dans la base de données des réservations et que cette information est sous contrôle de l'équipe d'orga.
 
Il faut clarifier avec l'équipe d'organisation comment se passeront les réservations pour les personnes à qui on accordera un remboursement supérieur aux frais de réservation d'hébergement : souvent ce sont des étrangers, pour qui le paiement entraîne moins de frais financiers, si on fait une simple soustraction sur la somme qu'on leur rembourse au titre des frais de transport. La bonne solution est de leur dire : vous réservez, mais vous ne payez pas tout de suite. Ça marche mieux si l'information "doit payer plus tard" existe dans la base de données des réservations et que cette information est sous contrôle de l'équipe d'orga.
  
== J-50 (mai) ==
+
D'une manière générale, la procédure pour le défraiement est à définir selon les contraintes propres à chaque année.
 +
 
 +
=== Demande de [[Visa]] ===
 +
 
 +
Pour les conférenciers venant de loin, il est nécessaire d'entamer les procédures pour la demande de visa au plus vite. Il est alors parfois nécessaire de traiter les propositions de conférences de ces conférenciers plus tôt que les autres.
  
Le site web reflète déjà la quasi-totalité de ce qui se passera, et les visiteurs peuvent réserver leur hébergement d'après les dates qui les intéressent.
+
Liste des pays nécessitant un visa pour venir en France.  
  
Le site web contient quelques pages donnant des renseignements utiles aux conférenciers ne parlant pas le français :
+
Voir la page dédiée aux [[Visa]] pour plus de détails concernant la procédure de demande de visa.
* comment venir depuis l'aéroport ou la gare la plus proche (donner des détails comme où se procurer les tickets de la navette, etc.). Même si un accueil physique est prévu, ces infos peuvent servir si le rendez-vous est raté.
 
* publier une photo d'un point de rendez-vous impossible à manquer, si cela existe, à l'aéroport, à la gare ([[http://2008.rmll.info/Un-point-de-rendez-vous-a-la-gare.html|exemple]])
 
* les bricoles intéressantes quand on n'a pas un téléphone avec un abonnement international : où acheter des cartes téléphoniques à l'aéroport, à la gare
 
* quels numéros appeler si on est perdu, selon la langue parlée.
 
  
 +
=== Licence de la vidéo captée lors de la conférence ===
  
Les conférenciers reçoivent un courriel de rappel, pour leur dire de faire leurs réservations au plus tôt.
+
Il faut qu'il soit bien clair dès le début pour le conférencier que sa conférence sera filmée et mise à disposition de tous sur video.rmll.info. Généralement la licence choisie par défaut est [http://creativecommons.org//licenses/by-sa/2.0/fr/ CC-By-Sa].
== J-30 (juin) ==
 
  
Le programme sur le site doit être finalisé et claire (afin de faire l'export pour la version papier.
+
=== Récupération des supports de présentation ===
Le programme papier est un élément très important car une conférence qui n'est pas dans le programme papier fait presque toujours un flop.
 
  
En effet les visiteurs se préparent, soit avant de venir (choisir les jours de présence), soit sur place. Il y en a pas mal qui grifonent le programme papier pour se faire leur programme de la semaine, et il est probable qu'ils n'y dérogent pas par la suite.
+
Le RT est également en charge de récupérer et de mettre en ligne sur le site les supports de présentation (souvent diaporama) utilisés lors de son intervention. Il faut être vigilant quant à la licence des contenus utilisés pour ces supports, et avertir le conférencier que les images, polices, sons, vidéos, etc. utilisés doivent être sous licence libre.  
  
Ce qui amène à ça:
+
=== Logisitique ===
* un programme (conférence, atelier, etc) qui n'est pas proprement en ligne un mois avant sera mal vu;
+
 
* un programme qui n'est pas proprement dans le programme papier n'existe pas.
+
Le RT doit vérifier avant l'événement que les salles proposées par l'organisation locale sont adaptées aux activités prévues. Typiquement, pour les ateliers, il doit au minimum vérifier qu'un nombre suffisant de prises électriques sera disponible dans la salle pour permettre l'alimentation des très nombreux participants. De même, il devra vérifier que les accès réseau lui permettront de dérouler les activités (connexion distance, ouverture de ports spécifiques nécessaires, ...). Le RT peut préciser que les participants à des ateliers doivent venir avec leur portable pour faire l'atelier, ou travailler avec l'organisation locale pour l'obtention de salles pré-équipées du matériel adéquat pour assurer l'atelier. Typiquement, une salle de TD d'une université pré-installés de postes capables de booter une distribution Linux en réseau est un bon environnement pour délivrer un atelier.
== J-10 (fin juin) ==
+
 
 +
== Pendant les RMLL ==  
 +
 
 +
=== Un peu en amont ===  
  
 
Récupérer le téléphone portable des conférenciers, okazou grosse panique de dernière minute (mais où est-il ce conférencier, où est-il ?). Je pense qu'une confirmation à ce moment là individuelle (je vous rappelle que vous aurez une conférence à xxx le yyy thème zzz, merci de bien vouloir confirmer votre présence) une dizaine de jours avant est une bonne chose. Il faut aussi leur indiquer où et comment retrouver le coordinateur/trice du thème quand ils/elles arrivent aux RMLL.
 
Récupérer le téléphone portable des conférenciers, okazou grosse panique de dernière minute (mais où est-il ce conférencier, où est-il ?). Je pense qu'une confirmation à ce moment là individuelle (je vous rappelle que vous aurez une conférence à xxx le yyy thème zzz, merci de bien vouloir confirmer votre présence) une dizaine de jours avant est une bonne chose. Il faut aussi leur indiquer où et comment retrouver le coordinateur/trice du thème quand ils/elles arrivent aux RMLL.
Ligne 98 : Ligne 74 :
 
Un outil pour les relances automatiques pourrait éventuellement être utile. Cet outil pourrait aussi intégrer tout le workflow de la prise de contact avec les conférenciers, en plus de la possibilité de relances.
 
Un outil pour les relances automatiques pourrait éventuellement être utile. Cet outil pourrait aussi intégrer tout le workflow de la prise de contact avec les conférenciers, en plus de la possibilité de relances.
  
 +
Se mettre au courant des informations pratiques, notamment pour l'hébergement et le repas. Bien que la plupart des conférenciers soient autonomes, certains nécessitent un travail d'accompagnement qui deviens assez vite lourd, autant se préparer le mieux possible pour répondre à des questions du genre : comment je mange ? je dors où ce soir ?
 +
 +
=== Pendant les conférences ===
  
== J-0 ==
+
==== Eau ====
  
=== Infos ===
+
Le RT doit veiller à ce que les conférenciers disposent d'eau en quantité suffisante ! (indispensable quand il fait chaud)
  
Se mettre au courant des informations pratiques, notamment pour l'hébergement et le repas. Bien que la plupart des conférenciers soient autonomes, certains nécessitent un travail d'accompagnement qui deviens assez vite lourd, autant se préparer le mieux possible pour répondre à des questions du genre : //comment je mange ? je dors où ce soir ?//
+
==== Introduction des conférences ====
  
===Pendant les confs ===
+
Il est important d'introduire la conférence à venir avec un petit mot sur le conférencier (d'où vient-il, sur quoi travaille-t-il par exemple) et sur le sujet en question. Le but est de valoriser la conférence à venir, et d'installer une ambiance propice à l'écoute et à l'intérêt des personnes présentes.
  
Pour respecter le timing du planing, être strict sur le temps de parole et de questions, afin de permettre au public de changer de salles sans rien louper.
+
==== Micro et enregistrement ====
  
Si jamais il y a une annulation de dernière minute respecter la règle : toute annulation de conférence ne
+
Penser à dire aux conférenciers de maintenir le micro assez près de se bouche pour que le son soit correctement capté. Le RT doit également faire en sorte que les questions posées dans le public soient posées ou répétées dans le micro.  
doit pas entraîner de décalage dans le programme, même si cela laisse des « trous ».
 
  
Afin d'aider les conférenciers à respecter les délais, le slide-show suivant peut aider : il décompte le temps restant. Il suffit d'un écran tourné vers l'intervenant pour lui afficher un décompte qui va bien. {{:themes:decompteur_pendant_presentation.odp|}}
+
==== Timing ====
 +
Pour respecter le timing du planning, il faut être strict sur le temps de parole et de questions, afin de permettre au public de changer de salles sans rien louper.
  
===Outils nécessaires===
+
Si jamais il y a une annulation de dernière minute respecter la règle : toute annulation de conférence ne doit pas entraîner de décalage dans le programme, même si cela laisse des « trous ».
  
* Une montre :)
+
Afin d'aider les conférenciers à respecter les délais, des petites affiches décomptant le temps restant peuvent aider. Il suffit d'un écran tourné vers l'intervenant pour lui afficher un décompte qui va bien, par exemple:
* Les diapos pour afficher le temps restant
+
* moitié du temps
* Un nombre de bouteilles d'eau suffisant pour en avoir une par conférencier (indispensable quand il fait chaud !)
+
* reste 10 minutes
 
+
* reste 5 minutes
===A la fin d'une conf===
+
* Game over !
  
* Rassembler les documents des présentations, pour les mettre en ligne.
+
Penser à se munir d'une montre ! :)
* Présenter les confs suivantes
 
  
=== J+1 ===
+
=== A la fin des conférences ===
  
Rassembler les pièces justificatives pour le remboursement des conférenciers pour lesquels celui-ci est accordé.
+
Remercier le conférencier qui vient de finir et récupérer le support de présentation utilisé pour pouvoir le mettre en ligne. Introduire la conférence suivante.
  
 +
=== Préparer le debrief quotidien ===
  
 +
* Avoir noté le nombre de spectateurs par conférence permet d'avoir une idée de la fréquentation du thème. Cela aide les années suivantes pour, par exemple, savoir quel thème a réellement besoin de l'amphi de 200 places ;-)
 +
* Noter tous les points positifs et ceux à améliorer afin que l'orga locale en soit informée au plus tôt via la remontée lors du debrief quotidien.
  
  
 
[[category:Thèmes]]
 
[[category:Thèmes]]
 +
[[category:orga]]

Version actuelle datée du 7 juillet 2017 à 11:23

Le Responsable (ou Coordinateur) de Thème (RT) est en charge de la bonne gestion de son thème avant, pendant et après les RMLL. Voici le déroulé de ses missions.

On suppose que le site web est déjà fonctionnel et que les premiers articles multilingues peuvent y être composés. Un wiki d'organisation existe déjà, ainsi que les listes de discussion (au moins org@...).

Les outils pour la gestion des réservations et des conférences ont été choisis par l'organisation, en lien avec le Comité technique des RMLL.

Rechercher des conférenciers

Voir la page dédiée à l'appel à conférences !

L'appel à candidature c'est bien, mais cela n'empêche pas le coordinateur de rechercher par lui même des conférenciers, ne serait-ce que pour faire une demi-journée autour d'un (sous) thème assez précis, pour élargir le spectre des sujets, etc. Donc c'est l'occasion d'utiliser les sites de réseaux sociaux (linkedin, etc.) et d'IRC pour faire un petit tour d'horizon des possibilités. Il faut cependant être vigilant à respecter l'enveloppe budgétaire (pour les défraiements).

Traitement des propositions reçues via l'appel à conférences

Le responsable de thème est chargé d'accepter ou de refuser les conférences proposées dans son thème. Le critère numéro 1 pour statuer sur l'acceptation ou le refus d'une conférence est - évidemment - la question de la liberté de la proposition...

  • la licence du projet est-elle libre ? Ne pas hésiter à télécharger les sources et recompiler hors d'un environnement propriétaire, pour vérifier !
  • la licence est-elle libre au jour de la proposition de conférence ? Les informations au sujet de logiciels non-libres-qui-seront-libres-demain se multiplient.
  • le projet existe t'il déjà ? est ce un vaporware ?
  • y a t'il un semblant de communauté autour du projet ?

Il faut également faire attention aux doublons et à la pertinence de la conférence d'une manière générale. C'est au RT de demander des précisions au conférencier si besoin.

Une fois les choix arrêtés, il faut notifier :

  • les conférenciers ayant des propositions acceptées : leur présenter la suite du déroulé : planification de la conférence, récolter les prérequis nécessaires pour la conférence etc,
  • les conférenciers ayant des propositions rejetées : leur donner les raisons détaillées du rejet en étant le plus factuel possible et en donnant le plus d'aide possible pour s'améliorer (selon nous).

Planification des conférences

Il est maintenant temps de planifier les conférences selon les instructions du directeur des programmes (jours, salles, horaires type d'une journée, plénières...). Attention également à vérifier la disponibilité du conférencier (souvent indiquée dans le champ "note" de l'appel à conférence) et les conflits éventuels avec d'autres thèmes pour les intervenants qui donnent plusieurs présentations (se gère au cas par cas).

Une fois la conférence planifiée, on confirme la date et l'heure avec le conférencier et on l'invite à faire la publicité de sa conférence par les canaux qu'il connaît :) On peut également rappeler les informations pratiques (hébergements et repas organisés par les RMLL par exemple)

Points de vigilance

Défraiement

Il est également temps de demander au conférencier s'il souhaite être remboursé du transport (et uniquement le transport) si il n'y avait pas de champ prévu à cette effet dans l'appel à conférence. Néanmoins n'hésitez pas à rappeler qu'il s'agit d'un événement associatif et donc que les budgets sont limités :) S'il souhaite profiter du remboursement, le prévenir de :

  • garder ses billets originaux (ou en faire rapidement une photocopie si le remboursement est voulu pendant les RMLL)
  • donner *à l'avance* le montant du remboursement pour que le responsable du thème (donc vous !) puisse établir la liste. Cette demande doit être étayée par un scan d'un devis d'agence de voyage, ou un devis obtenu sur un site web de vente de voyages. Pas d'estimations «au doigt mouillé».
  • remplir la demande de remboursement (c'est toujours ça de gagné)

Il faut clarifier avec l'équipe d'organisation comment se passeront les réservations pour les personnes à qui on accordera un remboursement supérieur aux frais de réservation d'hébergement : souvent ce sont des étrangers, pour qui le paiement entraîne moins de frais financiers, si on fait une simple soustraction sur la somme qu'on leur rembourse au titre des frais de transport. La bonne solution est de leur dire : vous réservez, mais vous ne payez pas tout de suite. Ça marche mieux si l'information "doit payer plus tard" existe dans la base de données des réservations et que cette information est sous contrôle de l'équipe d'orga.

D'une manière générale, la procédure pour le défraiement est à définir selon les contraintes propres à chaque année.

Demande de Visa

Pour les conférenciers venant de loin, il est nécessaire d'entamer les procédures pour la demande de visa au plus vite. Il est alors parfois nécessaire de traiter les propositions de conférences de ces conférenciers plus tôt que les autres.

Liste des pays nécessitant un visa pour venir en France.

Voir la page dédiée aux Visa pour plus de détails concernant la procédure de demande de visa.

Licence de la vidéo captée lors de la conférence

Il faut qu'il soit bien clair dès le début pour le conférencier que sa conférence sera filmée et mise à disposition de tous sur video.rmll.info. Généralement la licence choisie par défaut est CC-By-Sa.

Récupération des supports de présentation

Le RT est également en charge de récupérer et de mettre en ligne sur le site les supports de présentation (souvent diaporama) utilisés lors de son intervention. Il faut être vigilant quant à la licence des contenus utilisés pour ces supports, et avertir le conférencier que les images, polices, sons, vidéos, etc. utilisés doivent être sous licence libre.

Logisitique

Le RT doit vérifier avant l'événement que les salles proposées par l'organisation locale sont adaptées aux activités prévues. Typiquement, pour les ateliers, il doit au minimum vérifier qu'un nombre suffisant de prises électriques sera disponible dans la salle pour permettre l'alimentation des très nombreux participants. De même, il devra vérifier que les accès réseau lui permettront de dérouler les activités (connexion distance, ouverture de ports spécifiques nécessaires, ...). Le RT peut préciser que les participants à des ateliers doivent venir avec leur portable pour faire l'atelier, ou travailler avec l'organisation locale pour l'obtention de salles pré-équipées du matériel adéquat pour assurer l'atelier. Typiquement, une salle de TD d'une université pré-installés de postes capables de booter une distribution Linux en réseau est un bon environnement pour délivrer un atelier.

Pendant les RMLL

Un peu en amont

Récupérer le téléphone portable des conférenciers, okazou grosse panique de dernière minute (mais où est-il ce conférencier, où est-il ?). Je pense qu'une confirmation à ce moment là individuelle (je vous rappelle que vous aurez une conférence à xxx le yyy thème zzz, merci de bien vouloir confirmer votre présence) une dizaine de jours avant est une bonne chose. Il faut aussi leur indiquer où et comment retrouver le coordinateur/trice du thème quand ils/elles arrivent aux RMLL.

Un outil pour les relances automatiques pourrait éventuellement être utile. Cet outil pourrait aussi intégrer tout le workflow de la prise de contact avec les conférenciers, en plus de la possibilité de relances.

Se mettre au courant des informations pratiques, notamment pour l'hébergement et le repas. Bien que la plupart des conférenciers soient autonomes, certains nécessitent un travail d'accompagnement qui deviens assez vite lourd, autant se préparer le mieux possible pour répondre à des questions du genre : comment je mange ? je dors où ce soir ?

Pendant les conférences

Eau

Le RT doit veiller à ce que les conférenciers disposent d'eau en quantité suffisante ! (indispensable quand il fait chaud)

Introduction des conférences

Il est important d'introduire la conférence à venir avec un petit mot sur le conférencier (d'où vient-il, sur quoi travaille-t-il par exemple) et sur le sujet en question. Le but est de valoriser la conférence à venir, et d'installer une ambiance propice à l'écoute et à l'intérêt des personnes présentes.

Micro et enregistrement

Penser à dire aux conférenciers de maintenir le micro assez près de se bouche pour que le son soit correctement capté. Le RT doit également faire en sorte que les questions posées dans le public soient posées ou répétées dans le micro.

Timing

Pour respecter le timing du planning, il faut être strict sur le temps de parole et de questions, afin de permettre au public de changer de salles sans rien louper.

Si jamais il y a une annulation de dernière minute respecter la règle : toute annulation de conférence ne doit pas entraîner de décalage dans le programme, même si cela laisse des « trous ».

Afin d'aider les conférenciers à respecter les délais, des petites affiches décomptant le temps restant peuvent aider. Il suffit d'un écran tourné vers l'intervenant pour lui afficher un décompte qui va bien, par exemple:

  • moitié du temps
  • reste 10 minutes
  • reste 5 minutes
  • Game over !

Penser à se munir d'une montre ! :)

A la fin des conférences

Remercier le conférencier qui vient de finir et récupérer le support de présentation utilisé pour pouvoir le mettre en ligne. Introduire la conférence suivante.

Préparer le debrief quotidien

  • Avoir noté le nombre de spectateurs par conférence permet d'avoir une idée de la fréquentation du thème. Cela aide les années suivantes pour, par exemple, savoir quel thème a réellement besoin de l'amphi de 200 places ;-)
  • Noter tous les points positifs et ceux à améliorer afin que l'orga locale en soit informée au plus tôt via la remontée lors du debrief quotidien.